Request demo

Privacy

Okku B.V. gevestigd aan de Langegracht 70, 2312 VV Leiden, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Doelstellingen Okku B.V.

Okku B.V. levert slimme internet of things oplossingen en een reserveringssysteem voor werkplekken of vergaderzalen. Voor de internet of things oplossingen betekent het dat we zaken aansluiten op het internet die voorheen die connectie niet hadden. Door gebruik te maken van sensortechnologie wordt informatie opgehaald. De focus is op het monitoren van bezetting van werkruimtes en werkplekken, daarnaast specialiseren we ons op het reserveren van werkplekken en vergaderruimtes. Daarmee verzamelen we dus informatie over de reserveringen die uit maakt.

Contactgegevens

Okku B.V.

Langegracht 70

2312NV Leiden

info@okku.io

Persoonsgegevens die wij verwerken

Okku B.V. verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gebruikt maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt (via email, website, het aanmaken van een account of bijvoorbeeld een visitekaartje).

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens, maar alleen als je deze zelf aan ons verstrekt hebt bijvoorbeeld door ons een email te sturen:

  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens van de organisatie waar je voor werkt, of de organisatie die je vertegenwoordigt
  • Telefoonnummer
  • Persoonlijke adresgegevens

Voor het gebruik van onze diensten worden additionele persoonsgegevens gevraagd. Deze gegevens zijn nodig om de dienst te kunnen aanbieden. De manier waarop we met jouw persoonsgegevens omgaan voor het gebruik van onze software hebben we vastgelegd in een verwerkersovereenkomst met jouw organisatie. Wil je weten wat er precies is opgenomen in de verwerkersovereenkomst,  neem dan contact met ons op.

  • Gebruikersnaam
  • Wachtwoord
  • Emailadres
  • Functie
  • Afdeling waar je werkzaam bent
  • Bedrijf waar je werkzaam bent

Verzamelen van gegevens door gebruik van onze applicaties

Onze dienst bestaat in veel gevallen uit het vergaren en verwerken van data. Denk hierbij aan: aantal bewegingen in een ruimte, CO2 concentratie, of de temperatuur. Daarnaast verzamelen we gegevens over de bezetting van specifieke bureaus of werkruimtes. Dit doen we altijd in overeenstemming met de opdrachtgever. Deze gegevens bewaren we gekoppeld aan jouw persoonlijke account alleen zolang als afgesproken in de verwerkersovereenkomst met jouw werkgever. Meestal is dat 30 dagen, waarna de gegevens geanonimiseerd worden.

Het kan zijn dat we de data die is opgehaald bewaren om onze eigen systemen te verbeteren. Wij doen dit bijvoorbeeld om trends te kunnen herkennen in de opbouw van temperatuur in een ruimte, of bijvoorbeeld om het aantal bewegingen te linken aan het CO2 niveau. Hiervoor hoeven wij niet meer te weten aan wie, of welke organisatie de data gekoppeld is.

Alle data die wij verzamelen wordt opgeslagen op de platformen van Amazon Web Services (AWS) in Frankfurt.

Met welk doel verzamelen wij persoonsgegevens?

Okku B.V. verzamelt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het creëren van een gebruikersaccount en jou daartoe toegang verlenen.
  • Het beantwoorden van jouw vragen.
  • Contact met je opnemen zodra we vragen, opmerkingen of mededelingen hebben over de diensten die je bij ons hebt afgenomen.
  • Het sturen van updates over Okku B.V. als je je daarvoor hebt aangemeld.

Specifiek voor de reserveringssoftware:

  • Mogelijk maken van reserveringen op naam.
  • Collega’s elkaar onderling laten vinden op basis van hun reserveringen (alleen als jouw organisatie dit aan heeft staan).
  • In kaart brengen hoeveel reserveringen er worden gemaakt. Dit gebeurt alleen op persoonsniveau als dat met jouw organisatie is afgesproken in een verwerkersovereenkomst. Anders doen wij dat op afdelingsniveau.
Waar kunnen jouw gegevens zijn opgeslagen?

Sommige gegevens zijn verzameld simpelweg doordat wij ooit email contact met jou hebben gehad. Voor het email verkeer maken wij gebruik van Gsuite. Dat is de zakelijke variant van Gmail. Alle gegevens die hiermee verstuurd worden zijn eigendom van Okku B.V. en niet van haar werknemers.

Wachtwoorden voor onze applicaties slaan wij altijd versleuteld op en kunnen we daardoor nooit achterhalen.

Om de website te analyseren en optimaliseren maakt Okku B.V. gebruik van Hotjar en Google Analytics. Deze programma’s stellen ons bijvoorbeeld in staat om te zien waar bezoekers op klikken, waar de muis beweegt en hoelang pagina’s worden bezocht. Deze gegevens zijn niet gekoppeld aan individuele personen.

Hoelang bewaren we de gegevens

Wij verzamelen gegevens om onze dienstverlening te verbeteren. Daarom zit op sommige van onze gegevens geen bewaartermijn.  Wel zijn in de meeste gevallen reserveringen niet meer terug te leiden naar een persoon na 30 dagen. Er kunnen uitzonderingen zijn gemaakt door  jouw organisatie. Wil je weten of dit voor jouw organisatie het geval is, neem dan contact met ons op.

Mocht je geen account meer willen hebben op onze dienst, of wil je dat we dat je we jouw gegevens verwijderen is dat geen enkel probleem.

Delen van persoonsgegevens

Wij zullen jouw persoonsgegevens, zonder toestemming van jou, of zonder vastgelegd te zijn in een verwerkersovereenkomst en noodzakelijk voor de dienstverlening, nooit delen met andere.

Cookies

Wij gebruiken analytische cookies voor onze website en verwerken deze met Hotjar en Google Analytics. Cookies zijn kleine bestanden die jouw computer, tablet of telefoon opslaat. Zo kunnen we bijvoorbeeld zien of gebruikers terugkeren naar onze website of uit welke regio onze website bezoekers komen. Je kunt in de instellingen van jouw browser aangeven dat je geen toestemming geeft voor het gebruik van cookies. Ook kun je de opgeslagen cookies verwijderen en weer met een schone lei gaan surfen.

Beveiliging van jouw persoonsgegevens

Wij nemen de beveiliging van jouw persoonsgegevens serieus en we gaan ongewenste openbaarmaking dan ook tegen. Mocht je het idee hebben dat jouw gegevens niet goed behandeld worden, neem dan even contact met ons op. Hoe we de gegevens van ons softwareplatform beveiligen en welke maatregelen we treffen is vastgelegd in een verwerkersovereenkomst met jouw organisatie.

Copyright OKKU 2020 – All rights reserved.