Privacy

Okku B.V. gevestigd aan de Langegracht 70, 2312 VV Leiden, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Doelstellingen Okku B.V.

Okku B.V. levert slimme internet of things oplossingen en een reserveringssysteem voor werkplekken of vergaderzalen. Voor de internet of things oplossingen betekent het dat we zaken aansluiten op het internet die voorheen die connectie niet hadden. Door gebruik te maken van sensortechnologie wordt informatie opgehaald. De focus is op het monitoren van bezetting van werkruimtes en werkplekken, daarnaast specialiseren we ons op het reserveren van werkplekken en vergaderruimtes. Daarmee verzamelen we dus informatie over de reserveringen die uit maakt.

Contactgegevens

Okku B.V.

Langegracht 70

2312NV Leiden

info@okku.io

Persoonsgegevens die wij verwerken

Okku B.V. verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gebruikt maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt (via email, website, het aanmaken van een account of bijvoorbeeld een visitekaartje).

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens, maar alleen als je deze zelf aan ons verstrekt hebt bijvoorbeeld door ons een email te sturen:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens van de organisatie waar je voor werkt, of de organisatie die je vertegenwoordigt
• Telefoonnummer
• Persoonlijke adresgegevens

Voor het gebruik van onze diensten worden additionele persoonsgegevens gevraagd. Deze gegevens zijn nodig om de dienst te kunnen aanbieden. De manier waarop we met jouw persoonsgegevens omgaan voor het gebruik van onze software hebben we vastgelegd in een verwerkersovereenkomst met jouw organisatie. Wil je weten wat er precies is opgenomen in de verwerkersovereenkomst,  neem dan contact met ons op.

• Gebruikersnaam
• Wachtwoord
• Emailadres
• Functie
• Afdeling waar je werkzaam bent
• Bedrijf waar je werkzaam bent

Verzamelen van gegevens door gebruik van onze applicaties

Onze dienst bestaat in veel gevallen uit het vergaren en verwerken van data. Denk hierbij aan: aantal bewegingen in een ruimte, CO2 concentratie, of de temperatuur. Daarnaast verzamelen we gegevens over de bezetting van specifieke bureaus of werkruimtes. Dit doen we altijd in overeenstemming met de opdrachtgever. Deze gegevens bewaren we gekoppeld aan jouw persoonlijke account alleen zolang als afgesproken in de verwerkersovereenkomst met jouw werkgever. Meestal is dat 30 dagen, waarna de gegevens geanonimiseerd worden.

Het kan zijn dat we de data die is opgehaald bewaren om onze eigen systemen te verbeteren. Wij doen dit bijvoorbeeld om trends te kunnen herkennen in de opbouw van temperatuur in een ruimte, of bijvoorbeeld om het aantal bewegingen te linken aan het CO2 niveau. Hiervoor hoeven wij niet meer te weten aan wie, of welke organisatie de data gekoppeld is.

Alle data die wij verzamelen wordt opgeslagen op de platformen van Amazon Web Services (AWS) in Frankfurt.

Met welk doel verzamelen wij persoonsgegevens?

Okku B.V. verzamelt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het creëren van een gebruikersaccount en jou daartoe toegang verlenen.
• Het beantwoorden van jouw vragen.
• Contact met je opnemen zodra we vragen, opmerkingen of mededelingen hebben over de diensten die je bij ons hebt afgenomen.
• Het sturen van updates over Okku B.V. als je je daarvoor hebt aangemeld.

Specifiek voor de reserveringssoftware:

• Mogelijk maken van reserveringen op naam.
• Collega’s elkaar onderling laten vinden op basis van hun reserveringen (alleen als jouw organisatie dit aan heeft staan).
• In kaart brengen hoeveel reserveringen er worden gemaakt. Dit gebeurt alleen op persoonsniveau als dat met jouw organisatie is afgesproken in een verwerkersovereenkomst. Anders doen wij dat op afdelingsniveau.